《劳动合同法》第4条规定了用人单位制定合法有效规章制度的民主公示程序。其中，明确要求用人单位应将直接涉及员工切身利益的规章制度公示，或者告知员工，即“公示程序”。用人单位正确完成公示程序，是规章制度合法有效的重要条件。现行法律法规并未对公示程序的形式予以明确，更多留给了实践及裁审机构对劳动争议个案的自由裁量。
根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第50条的规定，用人单位通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向员工公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。因此，在前述《劳动合同法》规定的基础上，对于规章制度生效后新入职的员工，用人单位原则上亦需完成公示程序，才能对新入职员工适用相关规章制度。
01. 用人单位可以通过OA系统完成公示程序，但员工应能知悉规章制度
随着互联网发展，移动OA系统逐步在各用人单位推广使用，用人单位制定的各种规章制度通过OA系统向员工进行公示告知成为普遍做法。通过OA系统完成公示程序是否合法有效呢？我们通过一个公开判例进行分析。
宋某是A公司员工，连续旷工19.5天，迟到36次。A公司认定其严重违反了公司考勤管理制度，决定根据《劳动合同法》第39条第二款，单方立即解除宋某劳动合同。对此，宋某称A公司在其就职期间并未强制使用软件考勤，不认可考勤真实性。A公司辩称，公司OA系统中发布的考勤管理制度明确规定员工均需打卡；不打卡或特殊情况处理的需经总经理书面批准。宋某办理了A公司OA系统信息录入手续，有权限在公司OA系统查看包括考勤管理制度在内的各项规章制度。
对此，法院认为，A公司提供的OA系统软件企业开具的证明、宋某OA系统ID账户在线记录、A公司OA系统管理的会议纪要发布记录、公司OA系统发布的考勤管理制度记录等可以证明宋某通过A公司OA系统“知道或应当知道”公司相关考勤管理制度。因此，A公司依据考勤管理制度解除与宋某的劳动合同合法。[1]
02. 公示程序旨在保障员工知情权，具体形式可以灵活掌握
“不知者无罪”是极为朴实的一般社会观念。作为用人单位管理员工的重要工具和手段，用人单位应当将与员工切身利益密切相关的规章制度明确告知员工，或保证向员工提供便捷渠道可以自行查询并获悉，即员工应当对相关规章制度处于“知道或应当知道”的状态。此时，用人单位依据规章制度行使权利或要求员工履行义务、承担责任才具有正当性。
在前述基础上，根据我们的经验，用人单位可以采取灵活多样的规章制度公示方式，除前述案例提及的在OA系统中公示外，还可以：将规章制度以手册的形式发放给员工，并要求员工签收；组织员工对规章制度集中学习、培训甚至考试，并在签到表上签名；张贴在公共区域的告示栏或发布在各种形式的内刊上；群发邮件等。
无论采取何种公示方式，用人单位均应秉持满足员工处于“知道或应当知道”的标准，通过录音录像、保存原始笔录、公证固定电子记录等完整留存公示程序的过程，避免无法证明特定员工“知道或应当知道”相关规章制度，进而排除相关规定的适用，引起不必要的争议。
注释：
[1] 参见安徽省合肥市中级人民法院（2021）皖01民终3578号民事二审判决书。
